Ik stuurde ooit een e-mail naar de gemeente die begon met Hola. Gewoon, omdat dat het eerste woord was dat in me opkwam. Ik kreeg netjes antwoord, dus een ramp was het niet. Maar later zag ik hoe Spanjaarden zelf dat soort mails openen, en toen begreep ik dat ik met Hola net zoiets deed als een Nederlandse brief aan de Belastingdienst beginnen met "hoi".
Een nette e-mail in het Spaans heeft een vaste vorm. Niet heel streng, maar wel herkenbaar. Als je die vorm kent, scheelt dat niet alleen beleefdheid, het scheelt ook tijd: je hoeft niet elke keer opnieuw te bedenken hoe je begint en eindigt.
De aanhef
Voor een officiële e-mail, aan de gemeente, de bank, een verzekeraar, gebruik je Estimado señor (geachte heer) of Estimada señora (geachte mevrouw). Weet je niet of je een man of vrouw aanschrijft, dan kun je kiezen voor Estimados señores (geachte heren, ook als algemene aanhef) of de iets modernere Estimado/a gevolgd door de naam, als je die kent.
Ken je de naam wel, dan werkt dat vaak beter dan een anonieme aanhef:
Estimada Sra. García (geachte mevrouw García)
Estimado Sr. Martínez (geachte heer Martínez)
Voor een instantie in het algemeen, zonder specifiek persoon, is A quien corresponda een optie. Het betekent zoiets als "aan wie het aangaat" en wordt gebruikt als je geen idee hebt wie je mail gaat lezen.
Voor iets minder formeel, een mail aan iemand die je al eens gesproken hebt, een leverancier, de loodgieter die je via via kreeg, kun je Buenos días of Buenas tardes gebruiken. Dat ligt qua toon tussen Hola en Estimado in, en is in Spanje heel gewoon voor dit soort correspondentie.
De eerste zin
Na de aanhef begin je meestal niet meteen met je verzoek. Een korte inleidende zin wordt op prijs gesteld. Een paar vaste zinnen die je overal kunt gebruiken:
Me pongo en contacto con usted para... (ik neem contact met u op om...)
Le escribo en relación a... (ik schrijf u in verband met...)
Con motivo de la presente, quisiera... (bij deze zou ik graag...)
Dat laatste klinkt wat stijver, maar dat is precies de bedoeling bij een officiële brief of mail. Voor iets alledaagsers, zoals een vraag aan de gemeente over een afspraak, volstaat de eerste optie prima:
Me pongo en contacto con usted para solicitar información sobre el empadronamiento. (ik neem contact met u op om informatie te vragen over de inschrijving in het bevolkingsregister.)
U of jij: usted versus tú
In het Spaans is de keuze tussen usted en tú in een e-mail minstens zo belangrijk als in het Nederlands tussen u en jij. Bij een officiële instantie, een onbekende, iemand ouder dan jij of in een machtspositie: usted. Dat betekent dat werkwoorden in de derde persoon komen te staan, niet in de tweede. Dus niet puedes ayudarme (kun je me helpen) maar puede ayudarme (kunt u me helpen).
Veel Nederlanders vinden usted onwennig omdat we in het Nederlands snel overstappen op jij. In het Spaans ligt dat anders: bij officiële correspondentie is usted de norm, ook als de ontvanger zelf in zijn antwoord overstapt op tú. Je mag dat dan volgen, maar hoeft het niet.
Het verzoek zelf
Hou het verzoek kort en duidelijk. Spaanse formele taal houdt van beleefde omwegen, maar niet van vaagheid. Een paar bruikbare constructies:
Quisiera solicitar... (ik zou graag willen aanvragen...)
Le agradecería que me informara sobre... (ik zou het op prijs stellen als u mij informeerde over...)
¿Sería posible...? (zou het mogelijk zijn...?)
Dat laatste gebruikt de condicional, dezelfde beleefdheidsvorm als me gustaría en podrías. Hoe verder je bij een directe vraag vandaan blijft, hoe beleefder het klinkt.
De afsluiting
Net als bij de aanhef heeft het Spaans een paar vaste zinnen om een mail af te sluiten. De meest gebruikte, en veilig in bijna elke situatie:
Quedo a la espera de su respuesta. (ik wacht uw antwoord af.)
Sin otro particular, le saluda atentamente. (zonder verder iets toe te voegen, met vriendelijke groet.)
En dan de groet zelf. De meest gangbare, van formeel naar iets losser:
Atentamente (met vriendelijke groet)
Un cordial saludo (hartelijke groet)
Saludos (groeten, voor minder formele mails)
Atentamente is de meest neutrale keus en kan bijna nooit fout zijn. Ik gebruik hem zelf standaard bij alles wat met instanties te maken heeft, van de bank tot de garage waar mijn auto al drie weken staat te wachten op een onderdeel.
Appjes zijn anders
Belangrijk om te onthouden: dit alles geldt voor formele e-mails en brieven. Voor WhatsApp-berichten aan de buren of de loodgieter die je al kent, gelden heel andere regels, met afkortingen en een losse toon die elders in deze serie al aan bod kwamen voor spreektaal in het algemeen. Het verschil tussen een mail aan de gemeente en een appje aan de bakker is in het Spaans groter dan in het Nederlands, en dat is precies waar het vaak misgaat: mensen appen de gemeente alsof het de buurvrouw is, of mailen de buurvrouw alsof het de Belastingdienst is.
Voor de duidelijkheid: ik ben geen leraar Spaans. Ik woon in Spanje en leer de taal zelf, elke ochtend opnieuw. Deze serie bestaat omdat alle informatie over Spaans leren versnipperd over het internet ligt. Hier zet ik het per klein onderwerp op een rij, zoals ik het zelf had willen vinden.
Headerfoto: Vitaly Gariev via Pexels | Foto: Pavel Danilyuk via Pexels