Veel mensen denken dat ze gewoon hun paspoort online kunnen verlengen vanuit Spanje. Dat klopt niet. Je kunt een Nederlands of Belgisch paspoort niet verlengen. Je vraagt een nieuw aan. En dat doe je niet via een website, maar in persoon bij een consulaat of ambassade.
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het hier regelmatig mis. Mensen wachten te lang, boeken geen afspraak op tijd, of weten niet welk document ze eigenlijk nodig hebben voor welke situatie. Hieronder zetten we het concreet uiteen.
Nederlanders: dit is je route
Als Nederlander in Spanje heb je twee opties. Je vraagt een nieuw paspoort aan bij het Nederlandse consulaat in Madrid of Barcelona, of je reist naar Nederland en regelt het daar bij de gemeente.
Bij het consulaat gaat het als volgt. Je maakt een afspraak via de website van de ambassade in Madrid of het consulaat-generaal in Barcelona. Wachttijden lopen op, zeker in de zomer. Plan dus minimaal vier tot acht weken vooruit. Neem je oude paspoort mee, een pasfoto die voldoet aan de Nederlandse eisen, en het bedrag in contanten of per pin. De kosten voor een paspoort via het consulaat zijn hoger dan in Nederland zelf: reken op zo'n 82 tot 95 euro voor een volwassene, afhankelijk van het consulaat en eventuele spoedtoeslag.
Na je afspraak duurt het aanmaken van het paspoort doorgaans vier tot zes weken. Je kunt het paspoort niet laten opsturen naar Spanje. Je moet het zelf ophalen, of iemand anders afhalen met een schriftelijke machtiging. Let op: die machtiging moet aan specifieke eisen voldoen, vraag dit na bij het consulaat voordat je iemand anders stuurt.
Heb je haast? Een spoedpaspoort is mogelijk en wordt meestal binnen een week geregeld, maar kost meer en is niet bij elk consulaat altijd beschikbaar. Bel of mail van tevoren om dit te bevestigen.
Belgen: ander systeem, andere route
Voor Belgen werkt het anders. Als je ingeschreven staat bij de Belgische ambassade in Madrid, kun je daar terecht voor een nieuwe identiteitskaart of een paspoort. Belgen die in Spanje wonen en zich hebben laten inschrijven bij de ambassade, wat je sowieso zou moeten doen, kunnen hun aanvraag daar indienen.
De Belgische ambassade in Madrid behandelt aanvragen voor paspoorten en identiteitskaarten. Voor een paspoort betaal je als volwassene circa 75 euro. Doorlooptijd is gemiddeld drie tot vier weken, maar dit varieert. Er is ook een spoedprocedure beschikbaar. Neem altijd contact op met de ambassade voor actuele wachttijden, want die veranderen regelmatig.
Belangrijke kanttekening: de Belgische identiteitskaart heeft in Spanje beperkt nut als reisdocument binnen de EU, maar voor bankzaken, notarissen en overheidsinstanties in Spanje is een geldig paspoort of ID-kaart soms vereist. Zorg dat je nooit met een verlopen document zit.
Wanneer moet je beginnen?
Een vuistregel: start de aanvraag zes maanden voor je huidige paspoort verloopt. Dat klinkt vroeg, maar wachttijden voor afspraken bij consulaten lopen in drukke periodes op tot twee maanden. Daarna heb je nog de productietijd van vier tot zes weken. Als je daarbij ook nog vakantieplannen hebt, zit je al snel krap.
Nog een punt: sommige landen eisen dat je paspoort nog minstens zes maanden geldig is bij binnenkomst. Als je buiten de EU reist en je paspoort verloopt over vier maanden, kun je al problemen krijgen bij de grens. Zeker relevant als je vanuit Spanje naar een niet-EU-land vliegt.
Kinderen en minderjarigen
Voor kinderen gelden dezelfde regels, maar de administratie is iets uitgebreider. Beide ouders moeten toestemming geven voor de aanvraag. Als een van de ouders niet aanwezig kan zijn bij de afspraak, is een notariële verklaring nodig. Dit moet je van tevoren regelen. Pasfoto's voor kinderen zijn notoir lastig, ze moeten aan strikte eisen voldoen. Kijk op de website van de Nederlandse of Belgische overheid voor de exacte specificaties, want een afgekeurde foto kost je een nieuwe afspraak.
Wat als je paspoort gestolen of kwijt is?
Verlies of diefstal geeft een andere procedure. Je doet eerst aangifte bij de Spaanse politie. Dit doe je via de Policía Nacional of via de online aangifteportal. Die aangifte heb je nodig voor de consulaire procedure. Daarna neem je contact op met het consulaat of de ambassade voor een noodreisdocument of een reguliere aanvraag. Een noodreisdocument is bedoeld voor één reis en is niet bruikbaar als langdurig identiteitsbewijs.
Als je ingeschreven staat bij het consulaat, iets wat we sterk aanbevelen, verloopt dit proces iets soepeler. Als je dat nog niet hebt gedaan, lees dan ons artikel over inschrijven bij het consulaat als Nederlander in Spanje.
Praktische checklist
Dit heb je nodig bij je afspraak:
- Je huidige of verlopen paspoort - Twee recente pasfoto's die voldoen aan de officiele eisen - Bewijs van betaling of contant geld voor de leges - Voor kinderen: toestemming van beide ouders en eventueel een notariële verklaring - Bij verlies: aangifte van de Spaanse politie
Maak de afspraak altijd via de officiële website van de ambassade of het consulaat. Er zijn websites die afspraken aanbieden tegen betaling, die zijn overbodig en soms ronduit oplichterij.
Eén ding dat mensen regelmatig vergeten: controleer ook of je DigiD nog werkt vanuit Spanje. Voor sommige overheidsportals in Nederland heb je dat nodig, ook als je al jaren in Spanje woont. Hoe je dat regelt, lees je in ons artikel over DigiD gebruiken vanuit Spanje.
Headerfoto: Pixabay via Pexels | Foto: Eduardo Valdes via Pexels Een NIE-adviseur kan je begeleiden bij de registratie in Spanje.