Zes weken. Dat is ongeveer hoelang je moet rekenen voor een nieuw Nederlands paspoort als je in Spanje woont en het via het consulaat aanvraagt. Terwijl je dat in Nederland zelf soms binnen een week kunt regelen. En dat verschil merk je precies op het moment dat je het niet kunt gebruiken: net voor een vlucht naar huis, net voor een sollicitatiegesprek waarvoor je moet reizen, net voor de deadline van een verhuizing. Controleer de actuele doorlooptijden bij het consulaat, want deze kunnen per periode verschillen.
Veel Nederlanders en Belgen in Spanje ontdekken pas als het paspoort al bijna verlopen is dat de procedure hier anders werkt dan thuis. Geen gemeentebalie om de hoek, geen automaat waar je een foto laat maken en binnen enkele dagen een nieuw document ophaalt. Je hebt te maken met een consulaat, met beperkte openingstijden en vaak met een afspraak die pas over enkele weken beschikbaar is.
Waar je een nieuw paspoort aanvraagt
Voor Nederlanders loopt de aanvraag via de Nederlandse ambassade in Madrid of een van de consulaten, bijvoorbeeld in Barcelona. Belgen regelen dit via de Belgische ambassade in Madrid of het consulaat in Barcelona. Welke locatie voor jou geldt, hangt af van waar je woont. Kijk voor de precieze indeling en de actuele openingstijden altijd op de website van de ambassade, want dit verandert soms.
Belangrijk om te weten: je kunt niet zomaar binnenlopen. Bijna alle consulaten werken met een afspraaksysteem, en in de zomer en rond de feestdagen zijn die afspraken snel vol. Als je paspoort dus al bijna verlopen is en je moet binnenkort reizen, wacht dan niet tot de laatste week.
Wat je nodig hebt
De basis is voor Nederlanders en Belgen vergelijkbaar: je oude paspoort, een pasfoto die aan de eisen voldoet, en bewijs van inschrijving in Spanje. Voor Nederlanders is dat meestal het bewijs van je empadronamiento, de inschrijving bij de gemeente waar je woont, samen met je Certificado de Registro als EU-burger. Voor Belgen geldt vaak een vergelijkbare set aan documenten, maar de exacte lijst kun je het beste rechtstreeks bij het consulaat navragen, want dit kan per situatie verschillen.
Heb je kinderen die ook een nieuw paspoort nodig hebben? Dan moeten in de meeste gevallen beide ouders met gezag toestemming geven, ook als je gescheiden bent of als je partner niet in Spanje woont. Dat kan de procedure vertragen als je dit niet op tijd regelt.
Waarom het langer duurt dan thuis
De aanvraag zelf wordt niet in Spanje verwerkt. Het consulaat neemt je gegevens op, maar het paspoort wordt gedrukt in Nederland of België en vervolgens teruggestuurd naar het consulaat, waar je het weer moet ophalen. Die twee keer heen en weer sturen is de belangrijkste reden waarom het langer duurt dan bij een gemeentebalie in je oude woonplaats.
Er bestaat voor Nederlanders een noodpaspoort voor spoedgevallen, bijvoorbeeld als je binnen een paar dagen moet reizen voor een begrafenis of een medische noodzaak. Maar dit is geen standaardoplossing en wordt niet automatisch toegekend. Vraag bij het consulaat na of jouw situatie hiervoor in aanmerking komt.
Wat als je paspoort al verlopen is
Reizen binnen de Europese Unie met een verlopen paspoort kan bij sommige grenscontroles nog door de vingers gezien worden, maar daar kun je niet op rekenen. Voor vluchten, met name naar en van Spanje, controleren luchtvaartmaatschappijen vaak strenger dan de grenspolitie zelf. Kom je met een verlopen paspoort niet aan boord, dan is dat jouw probleem en niet dat van de maatschappij.
Een geldig identiteitsbewijs heb je in Spanje ook nodig voor zaken die niets met reizen te maken hebben. Denk aan het ophalen van een pakket bij het postkantoor, het afsluiten van een nieuw telefoonabonnement, of het aantonen van je identiteit bij een bank. Zonder geldig paspoort loop je hier sneller tegen praktische muren aan dan je zou denken.
Plan het ruim op tijd
De vuistregel die de meeste ambassades zelf aanraden: begin met de aanvraag zodra je paspoort nog zes maanden geldig is, zeker als je nog moet reizen naar landen buiten de EU die een langere geldigheidsduur eisen. Sommige landen accepteren namelijk geen paspoort dat binnen zes maanden na aankomst verloopt.
Je DigiD blijft ook vanuit Spanje werken en vervalt niet automatisch door emigratie, maar houd hem actief en controleer of de koppeling met je identiteitsbewijs nog klopt, want die combinatie kan bij een vernieuwing soms voor verwarring zorgen.
Loop je vast in de administratieve kant van het wonen in Spanje, van inschrijving tot dit soort documenten, dan helpt het om een gestor in te schakelen die de Spaanse kant van je papierwerk kent. Voor de rest van je administratieve vragen in Spanje vind je een overzicht van betrouwbare professionals op nieuwsuitspanje.nl/professionals.
Headerfoto: Borys Zaitsev via Pexels | Foto: RDNE Stock project via Pexels