Je pakt je paspoort erbij om een vlucht te boeken en ziet dat het over vier maanden verloopt. In Spanje woon je, dus naar het gemeentehuis in Nederland lopen is geen optie meer. En nu?
Veel mensen denken dat een verlopen paspoort vooral een probleem is als je gaat vliegen. Dat klopt, maar het is breder dan dat. Zonder geldig paspoort kun je in Spanje ook vastlopen bij bepaalde bankzaken, bij de notaris, of bij het vernieuwen van je inschrijving bij de gemeente. Een geldig identiteitsbewijs heb je gewoon vaker nodig dan je denkt zodra je in het buitenland woont.
Waar vraag je een nieuw paspoort aan
Als Nederlander in Spanje vraag je een nieuw paspoort aan bij de Nederlandse ambassade in Madrid of bij een van de consulaten, bijvoorbeeld in Barcelona, Alicante of Las Palmas. Welk consulaat bevoegd is, hangt af van waar je in Spanje staat ingeschreven. Op de website van de Rijksoverheid (nederlandwereldwijd.nl) vind je een overzicht van welk consulaat bij jouw regio hoort.
Voor Belgen loopt dit via de Belgische ambassade in Madrid of het consulaat in Barcelona. Ook hier geldt: niet elk consulaat behandelt elke aanvraag, dus check vooraf op de website van Buitenlandse Zaken België welke vestiging voor jou geldt.
Een paspoort aanvragen vanuit het buitenland kan meestal niet zomaar langslopen. Je moet online een afspraak maken, en die afspraken zijn vaak weken van tevoren volgeboekt, zeker in de zomer rond de vakantieperiode. Dat is meteen de belangrijkste tip: wacht niet tot je paspoort bijna verloopt, begin op tijd met het maken van een afspraak.
Wat je moet meenemen
Voor de aanvraag heb je in de regel nodig: je oude paspoort, een recente pasfoto die aan de eisen voldoet, je bewijs van inschrijving in Spanje (het certificado de registro, niet te verwarren met je NIE-nummer, want dat laatste is een fiscaal nummer en geen verblijfsdocument), en soms een uittreksel uit de Basisregistratie Personen of een vergelijkbaar Belgisch document.
Heb je nog geen certificado de registro? Dan is het slim om dat eerst te regelen. Twijfel je over de juiste volgorde van documenten regelen in Spanje, dan kan een gestor je daarbij helpen, want die kent de lokale procedures en voorkomt dat je voor niets een afspraak reist.
Wat kost het en hoe lang duurt het
De kosten voor een nieuw paspoort verschillen per leeftijd en type document. Check de actuele tarieven op de website van de Nederlandse ambassade in Madrid of je ambassade in je woonland, want deze worden regelmatig aangepast. Voor Belgen geldt hetzelfde: raadpleeg de site van de Belgische ambassade voor de geldende bedragen.
De doorlooptijd is het punt waar het vaak misgaat. Een paspoort aanvragen vanuit Spanje duurt doorgaans langer dan in Nederland of België zelf, simpelweg omdat het document via diplomatieke post naar Spanje moet worden gestuurd. Reken op enkele weken, soms langer in drukke periodes. Sommige consulaten bieden een spoedprocedure, maar die is duurder en niet overal beschikbaar.
Mijn inschatting is dat je het veiligst zit als je uiterlijk zes maanden voor de vervaldatum al een afspraak inpland, zeker als je in de zomer moet reizen.
Noodpaspoort als het echt misgaat
Is je paspoort al verlopen en moet je met spoed reizen, bijvoorbeeld voor een overlijden in de familie, dan kun je bij het consulaat een noodpaspoort aanvragen. Dit is een tijdelijk document, geldig voor een beperkte periode en vaak alleen geldig voor een specifieke reis. Het is geen vervanging voor een normale aanvraag, dus je zult daarna alsnog een regulier paspoort moeten regelen.
Let op bij vliegen: de zes-maanden-regel
Veel landen buiten de EU eisen dat je paspoort nog minstens zes maanden geldig is na de datum van aankomst. Dit geldt niet voor reizen binnen de EU of Schengen, maar wel voor bijvoorbeeld de VS, Marokko of landen in Zuid-Amerika. Check dit altijd bij de luchtvaartmaatschappij of op de website van het land van bestemming, want de regels verschillen per land en worden soms ook strenger toegepast dan officieel nodig is.
DNI of TIE nodig, of toch gewoon je paspoort
Voor Nederlanders en Belgen die als EU-burger in Spanje wonen, is het paspoort naast je certificado de registro het belangrijkste identiteitsbewijs. Let op: de TIE (Tarjeta de Identidad de Extranjero) is niet voor EU-burgers bedoeld, die is er voor mensen van buiten de EU. Als Nederlander of Belg heb je dus geen TIE nodig, wel je paspoort en je inschrijvingsbewijs.
Houd je paspoort dus sowieso in de gaten, ook als je het niet voortdurend gebruikt om te reizen. Veel officiële zaken in Spanje, van een notarisafspraak tot het wijzigen van gegevens bij de bank, vragen om een geldig identiteitsbewijs en een verlopen paspoort kan dan voor onnodige vertraging zorgen.
Loop je vast in het proces of ben je niet zeker welke documenten je precies nodig hebt voor jouw situatie, dan is het de moeite waard om een van de professionals in te schakelen die bekend zijn met deze aanvragen vanuit Spanje.
Headerfoto: Marta Branco via Pexels | Foto: MART PRODUCTION via Pexels