De meeste Nederlanders die naar Spanje verhuizen weten dat ze een NIE nodig hebben. Wat ze niet weten is dat een NIE geen document is dat je in handen krijgt, en dat je als EU-burger ook nog iets anders moet regelen. Twee verschillende dingen, twee verschillende loketten, en veel mensen beginnen in de verkeerde volgorde.
Wat is een NIE eigenlijk?
Het NIE staat voor Número de Identidad de Extranjero. Vrij vertaald: een buitenlands identificatienummer. Het is een fiscaal nummer, vergelijkbaar met het burgerservicenummer in Nederland. Je hebt het nodig voor vrijwel alles met een financieel of juridisch karakter: een bankrekening openen, een auto kopen, een huurcontract tekenen, een telefoonabonnement afsluiten, belasting betalen.
Het NIE is geen document dat je bij je draagt. Het is een nummer. Je ontvangt een papier waarop dat nummer staat, maar dat papier is geen identiteitsbewijs. Voor identificatie gebruik je gewoon je Nederlandse of Belgische paspoort of identiteitskaart.
Wist je dat
De TIE (Tarjeta de Identidad de Extranjero) is een verblijfskaart voor niet-EU-burgers. Nederlanders en Belgen vragen geen TIE aan. Die verwarring leidt er regelmatig toe dat mensen bij het verkeerde loket beginnen.
Het Certificado: wat EU-burgers echt nodig hebben
Als je als Nederlander of Belg meer dan drie maanden in Spanje woont, ben je verplicht je te registreren als inwoner. Dat doe je via het Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión, het officiële bewijs dat je als EU-burger in Spanje staat ingeschreven.
Dit certificaat vraag je aan bij de Oficina de Extranjería (de vreemdelingendienst) of bij een daartoe aangewezen politiebureau in je gemeente. Op het certificaat staat je naam, je nationaliteit, je adres en je NIE-nummer. Het is een A4-tje, geen plastic pas.
In de praktijk regel je het NIE-nummer en het Certificado vaak in één aanvraag. Dat kan, maar wees je er bewust van dat het technisch twee aparte procedures zijn.
In welke volgorde doe je dit?
Veel mensen beginnen met het NIE aanvragen via de Spaanse ambassade in Nederland, nog voordat ze verhuizen. Dat kan handig zijn als je al voor de verhuizing een bankrekening wilt openen of een koopcontract wilt tekenen. Daarna, als je eenmaal in Spanje woont, vraag je het Certificado aan.
Ben je al in Spanje en heb je nog niets geregeld? Dan doe je beide tegelijk bij de lokale Oficina de Extranjería of het politiebureau dat bevoegd is voor buitenlandse registraties. Kijk op de website van het Ministerio del Interior of bij je lokale ayuntamiento welk bureau dat is in jouw gemeente. De exacte locaties en afspraakmogelijkheden verschillen per provincie.
Let op
Zonder afspraak kom je er bij de meeste kantoren niet in. Maak een cita previa (afspraak) via de officiële website van het Ministerio del Interior: sede.administracionespublicas.gob.es. In populaire expat-regio's zoals de Costa Blanca of Málaga kan de wachttijd voor een afspraak snel oplopen tot meerdere weken.
Dit heb je mee nodig
De exacte documenten kunnen per gemeente of situatie iets verschillen, maar in de meeste gevallen heb je het volgende nodig:
- Geldig paspoort of EU-identiteitskaart (origineel plus kopie)
- Ingevuld formulier EX-18 (voor het Certificado als EU-burger) of EX-15 (voor het NIE als dat apart wordt aangevraagd)
- Bewijs van verblijf in Spanje: een huurcontract, eigendomsakte of een verklaring van de eigenaar
- Bewijs van inkomen, werk of voldoende middelen van bestaan (dit is wettelijk vereist voor EU-burgers die langer dan drie maanden blijven)
- Bewijs van betaling van de tasas (de administratieve vergoeding, formulier 790 code 012, betaalbaar bij de bank of online)
Controleer altijd de actuele documentenlijst op de officiële Spaanse overheidspagina of via een gestor, want de vereisten zijn de afgelopen jaren aangepast en kunnen per provincie verschillen.
NIE aanvragen vanuit Nederland
Je kunt het NIE aanvragen via de Spaanse ambassade in Den Haag of het Spaanse consulaat in Amsterdam. Dit is handig als je de verhuizing nog aan het voorbereiden bent en al een Spaanse bankrekening wilt openen of een koopovereenkomst wilt ondertekenen. Het Certificado kun je vanuit Nederland niet aanvragen; dat doe je pas als je in Spanje bent en aantoonbaar woont.
Maak ook voor de ambassade een afspraak. Loop niet zomaar binnen.
Wat als je het uitstelt?
Veel mensen stellen het Certificado maanden uit omdat ze denken dat het niet urgent is. Dat is begrijpelijk, maar het komt ze later duur te staan. Zonder Certificado loop je tegen muren aan bij: inschrijving bij de dokter, het aanvragen van een zorgpas, inschrijving op de empadronamiento bij de gemeente (technisch kan dat eerder, maar in de praktijk vragen ambtenaren soms om het Certificaat), en belastingaangifte als fiscaal resident.
Woon je al langer dan drie maanden in Spanje zonder je te hebben geregistreerd? Dan ben je formeel te laat, al leidt dit in de praktijk zelden tot directe sancties voor EU-burgers. Regel het alsnog zo snel mogelijk.
Gestor of zelf doen?
Veel mensen in expat-gemeenschappen laten het regelen door een gestor, een administratief adviseur die de aanvraag voor je indient. Dat kost geld (reken op 50 tot 150 euro afhankelijk van de regio en de gestor), maar het scheelt je de moeite van uitzoeken, wachten en eventuele taalbarrières. Als je het zelf doet, is het goed te doen zolang je de documenten op orde hebt en een afspraak weet te bemachtigen.
Als je daarna ook nog je rijbewijs wilt omzetten, je bankrekening wilt openen of zorg wilt regelen, is het trouwens slim om alles in de juiste volgorde te doen. Begin altijd met het NIE en het Certificado. Zonder die twee kom je bij de volgende stap niet ver.