Je woont in Spanje en op een gegeven moment heb je je geboorteakte nodig. Voor een hypotheek, voor de burgerlijke stand, voor een verblijfsprocedure of om te trouwen. En dan blijkt dat een Nederlandse of Belgische akte niet zomaar geldig is in Spanje. Je hebt een legalisatie of apostille nodig, plus een beëdigde vertaling. Klinkt ingewikkelder dan het is, maar je moet het wel goed aanpakken.
Waarom Spanje jouw akte niet zomaar accepteert
Spanje heeft een eigen Registro Civil, het burgerlijke standsregister. Als je iets wilt regelen waarbij een geboorteakte nodig is, verwacht de Spaanse overheid een document dat zij kunnen controleren en verifiëren. Een Nederlandse akte in het Nederlands, met een Nederlandse stempel, zegt een Spaanse ambtenaar weinig.
De oplossing is een combinatie van twee dingen: een apostille en een beëdigde vertaling naar het Spaans.
Wat is een apostille?
Een apostille is een officieel stempel waarmee een land bevestigt dat een document echt is. Nederland en Spanje zijn allebei aangesloten bij het Haags Apostilleverdrag uit 1961. Dat betekent dat een document met een Nederlandse apostille automatisch geldig is in Spanje, zonder verdere legalisatie bij een ambassade.
Voor een geboorteakte vraag je de apostille aan bij de rechtbank in het arrondissement waar je bent ingeschreven of waar de akte is opgemaakt. In de praktijk vraag je dit aan bij de griffie van de rechtbank of, als je bent uitgeschreven uit Nederland, via de gemeente waar je bent geboren.
De kosten zijn laag, maar de doorlooptijd kan oplopen. Reken op een paar weken. Vraag dus niet op het laatste moment.
Beëdigde vertaling: hoe dat werkt
Naast de apostille heb je een beëdigde vertaling nodig. Dat is een vertaling gemaakt door een vertaler die officieel is erkend door het Spaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken. Niet elke professionele vertaler mag dit doen.
Zo'n vertaler heet een traductor jurado. Je kunt een lijst van erkende vertalers vinden op de website van het Spaanse ministerie (maec.es). Er zijn ook vertalers in Nederland en België die gecertificeerd zijn voor Spanje, dus je hoeft er niet speciaal voor naar Spanje.
De kosten hangen af van de vertaler en de lengte van het document. Voor een geboorteakte liggen de kosten meestal tussen de 50 en 120 euro.
Inschrijven in het Registro Civil
In sommige situaties wil of moet je je geboorteakte laten inschrijven in het Spaanse Registro Civil. Dit is niet altijd verplicht, maar het kan handig zijn als je langdurig in Spanje woont, een kind krijgt of gaat trouwen.
Het Registro Civil valt onder het Ministerio de Justicia. Per gemeente of regio kan het kantoor en de procedure iets anders werken. In grotere steden is er een apart kantoor, in kleinere gemeenten wordt dit soms via de rechtbank geregeld.
Wat je meeneemt:
- De originele geboorteakte met apostille - De beëdigde vertaling - Je paspoort of identiteitsbewijs - Je Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión (je EU-inschrijvingsbewijs als resident)
Heb je nog geen EU-inschrijving geregeld? Dan is dat een logische eerste stap. Lees hoe dat werkt in het artikel over empadronamiento in Spanje.
Hoelang duurt het?
Dat verschilt per situatie en per kantoor. De apostille aanvragen duurt in Nederland vaak twee tot vier weken. De vertaling is sneller geregeld, soms binnen een week. De inschrijving bij het Registro Civil kan daarna nog maanden duren, zeker als het kantoor een hoge werkdruk heeft.
Reken niet op een snelle doorlooptijd als je dit voor een specifieke datum nodig hebt, zoals een trouwdatum of een notarisafspraak voor een huis.
Als je in België bent geboren
Voor Belgen werkt het hetzelfde principe. De apostille vraag je aan bij de FOD Buitenlandse Zaken in België. Ook hier is een apostille voldoende voor gebruik in Spanje, en ook hier heb je een beëdigde vertaling van een traductor jurado nodig.
Belgische aktes zijn soms meertalig (NL/FR/DE), maar dat maakt voor Spanje geen verschil: de vertaling naar het Spaans is altijd verplicht, ook als de akte al gedeeltelijk in het Frans is.
Wanneer heb je dit nodig?
De meeste mensen denken er pas aan als het al urgent is. Maar situaties waarin een erkende geboorteakte in Spanje nodig kan zijn, zijn:
- Trouwen in Spanje voor de burgerlijke stand - Een kind registreren dat in Spanje is geboren bij een buitenlandse ouder - Notariële aktes waarbij identiteit van buitenlandse partijen wordt vastgelegd - Nationaliteitsaanvragen of verblijfsprocedures - Bepaalde bankprocedures of erfeniszaken
Niet in elke situatie is een volledige inschrijving in het Registro Civil nodig. Soms volstaat de akte met apostille en vertaling. Vraag dit altijd na bij de instantie die het document vraagt, zodat je niet meer regelt dan nodig.
Als het ingewikkeld wordt
Meestal gaat het aanvragen van een apostille en een vertaling zonder problemen. Maar soms ligt het lastiger: een akte die verloren is gegaan, een geboorte die niet correct is geregistreerd of een situatie waarbij meerdere landen betrokken zijn. In dat geval is het verstandig om een gestor of juridisch adviseur in de arm te nemen die bekend is met grensoverschrijdende documentenprocedures. Die kan ook helpen als het Registro Civil je aanvraag terugstuur met ontbrekende stukken, wat regelmatig voorkomt.
Headerfoto: olia danilevich via Pexels | Foto: cottonbro studio via Pexels