De meeste Nederlanders die als zelfstandige in Spanje beginnen weten dat ze btw moeten rekenen aan klanten. Wat ze niet weten is dat je die btw niet één keer per jaar afdraagt, zoals in Nederland vaak het geval lijkt, maar dat de Spaanse fiscus, de Agencia Tributaria, veel vaker naar je omzet kijkt. En dat je als autonomo bovendien twee verschillende belastingen tegelijk bijhoudt, niet één. Let wel: autonomo werkt niet hetzelfde als zzp'er in Nederland, want als autonomo betaal je vaste maandelijkse premies aan de Seguridad Social (RETA), ongeacht je omzet.
IVA is niet hetzelfde als Nederlandse btw
In Spanje heet btw IVA, oftewel Impuesto sobre el Valor Añadido. Het principe lijkt op de Nederlandse btw: je rekent een percentage bovenop je factuur, draagt dat af aan de fiscus en trekt de IVA die je zelf betaalt op zakelijke uitgaven weer af. Het algemene tarief is 21 procent, met verlaagde tarieven van 10 en 4 procent voor specifieke producten en diensten zoals bepaald voedsel, boeken of medicijnen. Check de actuele tarieven bij de Agencia Tributaria, want deze kunnen wijzigen.
Het verschil zit in de frequentie. Als autonomo in Spanje dien je meestal elk kwartaal een IVA-aangifte in, de Modelo 303. Dat betekent vier keer per jaar uitrekenen hoeveel IVA je hebt ontvangen, hoeveel je hebt betaald aan leveranciers, en het verschil overmaken. Aan het einde van het jaar volgt ook nog een jaaroverzicht, de Modelo 390, waarin alles wordt samengevat. Wie dat kwartaalritme niet gewend is, vergeet al snel een deadline, en dat kost een boete.
Twee belastingen, niet één
Waar het vaak misgaat: mensen denken dat IVA hun enige belastingverplichting is als zelfstandige. Dat klopt niet. Naast de IVA betaal je ook inkomstenbelasting over je winst, de IRPF. Als autonomo betaal je hierover elk kwartaal een voorlopige aanslag via de Modelo 130, gebaseerd op een schatting van je winst. Aan het einde van het jaar wordt dat verrekend in je definitieve aangifte.
Dus je houdt eigenlijk twee aparte administraties bij die allebei elk kwartaal een deadline hebben: IVA over wat je in rekening brengt, en IRPF over wat je overhoudt. Veel zelfstandigen die net beginnen onderschatten hoeveel tijd en discipline dat vraagt. Een gestor, de administratief adviseur die in Spanje vrijwel elke zelfstandige inschakelt, is voor de meeste mensen geen overbodige luxe maar praktisch noodzakelijk. Zoek je die hulp, dan kun je via een gestor iemand vinden die de kwartaalaangiftes voor je verzorgt.
Wanneer je géén IVA rekent
Er zijn situaties waarin je als zelfstandige geen IVA in rekening brengt. Werk je bijvoorbeeld voor een bedrijf buiten Spanje, binnen de EU, dan geldt vaak de regel van "inversión del sujeto pasivo": de klant rekent zelf de btw af in zijn eigen land, en jij factureert zonder IVA, met een verwijzing naar het artikel in de wet dat dit toestaat. Werk je voor een klant buiten de EU, dan is de dienst meestal ook vrijgesteld van Spaanse IVA.
Dit is precies waar het misgaat bij Nederlanders die als digital nomad of freelancer voor buitenlandse opdrachtgevers werken vanuit Spanje. Ze denken dat geen IVA rekenen betekent dat ze niets hoeven te administreren. In werkelijkheid moet je die facturen nog steeds keurig opnemen in je Modelo 303, alleen met vrijstelling. Doe je dat niet, dan klopt je kwartaalaangifte niet en loop je het risico op vragen van de fiscus.
Ook voor bepaalde beroepsgroepen gelden vrijstellingen, zoals sommige medische of onderwijsactiviteiten. Of jouw werk daaronder valt, hangt af van de precieze omschrijving van je activiteit bij inschrijving. Dat check je het beste vooraf, niet achteraf.
Recargo de equivalencia en het vereenvoudigde regime
Voor kleine winkeliers en sommige detailhandelaren bestaat er een apart systeem, de recargo de equivalencia, waarbij de leverancier een verhoogd IVA-tarief in rekening brengt en de winkelier zelf geen kwartaalaangifte hoeft te doen. Dat is nuttig om te weten als je een winkel start, maar geldt niet voor de meeste dienstverlenende autonomos zoals coaches, IT'ers of vertalers.
Daarnaast bestond er lange tijd een vereenvoudigd regime, het régimen simplificado, voor kleine ondernemers in bepaalde sectoren zoals horeca of transport. De regels rond wie hiervoor in aanmerking komt en welke drempelbedragen gelden, veranderen weleens. Check dit dus altijd bij de actuele voorwaarden op de site van de Agencia Tributaria of vraag het na bij je gestor, in plaats van te vertrouwen op wat een collega-zelfstandige je vertelt over vorig jaar.
Boekhouding bijhouden: verplicht, ook zonder personeel
Als autonomo ben je verplicht een boekhouding bij te houden van inkomsten en uitgaven, ook als je in je eentje werkt zonder personeel. Dat betekent: alle facturen die je verstuurt en ontvangt netjes bewaren, met daarop een factuurnummer, je NIE (het Spaanse identificatienummer voor buitenlanders), en de juiste IVA-vermelding. Veel zelfstandigen gebruiken hiervoor eenvoudige facturatie-software, maar de eindverantwoordelijkheid voor een correcte kwartaalaangifte ligt bij jou.
Een veelgemaakte fout is dat mensen zakelijke en privéuitgaven door elkaar laten lopen op één betaalrekening. Dat maakt het bijna onmogelijk om aan het einde van het kwartaal snel te zien welke IVA je mag terugvragen. Een aparte zakelijke rekening, ook als eenmanszaak, scheelt uren werk en discussie met je boekhouder.
Boetes bij te laat indienen
Mis je de deadline voor je Modelo 303, dan reageert de Agencia Tributaria met een boete die oploopt naarmate je later bent. Dien je uit eigen beweging alsnog in, zonder dat de fiscus je eerst heeft aangeschreven, dan is de boete meestal lager dan wanneer zij het als eerste signaleren. Het exacte boetebedrag hangt af van hoe laat je bent en of er sprake is van opzet. Controleer de actuele boetebedragen bij de Agencia Tributaria. Twijfel je of je een deadline hebt gemist, wacht dan niet af maar neem contact op met een belastingadviseur om de schade te beperken.
Voor wie net begint als zelfstandige in Spanje is dit misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar het is wel het onderdeel waar in de praktijk de meeste kleine, vermijdbare fouten worden gemaakt. Een goede start met een aparte rekening, duidelijke facturatie en een vaste kwartaalroutine scheelt je op termijn veel gedoe met de fiscus.
Headerfoto: MART PRODUCTION via Pexels | Foto: Vitaly Gariev via Pexels